Comment mettre en œuvre Sigmah ?

Sigmah, logiciel de gestion de l’information des projets d’aide internationale

Un logiciel sur le web

Sigmah est une application web accessible via le navigateur Firefox.

Pourquoi Mozilla Firefox ?

Car Mozilla Firefox est un navigateur web performant, gratuit, largement diffusé, et fonctionnant aussi bien sur des systèmes Windows, que Linux et Macintosh. Enfin, Firefox est lui aussi un logiciel libre comme Sigmah.

Comment accéder à Sigmah sans connexion Internet ?

Pour faire face aux nombreux contextes où la connexion Internet est très instable, voire inexistante, Sigmah est doté d’un mode déconnecté. Dès que la connexion est perdue, il basculera en mode déconnecté, et une fois la connexion rétablie vous pourrez synchroniser vos modifications avec votre serveur Sigmah.

Pour utiliser le mode déconnecté, rien n’est à installer : Sigmah utilise les capacités des navigateurs modernes comme Mozilla Firefox.

 

Choisissez votre hébergement

Via le serveur mutualisé Sigmah central

La solution la plus simple pour utiliser Sigmah est de créer un compte sur Sigmah Central. Cela vous permet d’utiliser le logiciel sans avoir la responsabilité des procédures techniques d’installation ou de mise à jour du serveur, de maintenance, de copies de sauvegarde, etc.

Ce service est payant selon les conditions du forfait de services choisi, car l’administration technique de la machine hébergeant le logiciel nécessite des ressources techniques et humaines proportionnelles au volume d’utilisation. La gestion du serveur est sous-traitée à la société Netapsys, et la facturation et le support technique sont centralisés par le Groupe URD qui reste votre interlocuteur direct.

Le service « Sigmah Central » est moins onéreux que l’installation d’un serveur au sein de votre organisation, car les ressources nécessaires sont mutualisées entre de nombreuses organisations.

Pour plus d’informations, contactez-nous : contact@sigmah.org

Pour plus d’informations sur les frais d’hébergement pour « Sigmah Central », consulter les différents forfaits de service.

Des devis à la carte pour l’hébergement Sigmah Central sont naturellement également possibles.

Via votre propre serveur

Vous pouvez choisir d’utiliser votre propre serveur pour utiliser le logiciel Sigmah. Votre équipe informatique aura alors la charge de gérer tous les aspects techniques (installation, copies de sauvegarde, mises à jour et maintenance technique globale).
Sigmah est en effet un logiciel libre. Toute personne ou organisation est donc naturellement libre de télécharger gratuitement et d’installer le logiciel sur sa propre plateforme.

L’installation de Sigmah se fait à l’heure actuelle au moyen d’une procédure technique à suivre qui nécessite une certaine rigueur pour être bien menée. Cette procédure est disponible à l’adresse suivante : http://wiki.sigmah.org/doku.php?id=administratorguide:installingsigmah

 

Sécurisez vos données

Plusieurs niveaux de sécurité, et de responsabilités, sont à prendre en compte :

Sur le serveur

Le serveur mutualisé Sigmah Central a toutes les assurances en termes de sécurité, aussi bien contre la perte de données (sauvegardes automatiques) que sur les risques d’intrusion. Dans le cas d’une installation sur un serveur propre, c’est à l’organisation qui installe Sigmah de prendre toutes les mesures de sécurité.

Entre le serveur et l’ordinateur de l’utilisateur

Le serveur mutualisé Sigmah Central utilise le protocole de communication web sécurisé HTTPS. C’est le même protocole utilisé pour permettre de se connecter en toute sécurité pour suivre son compte en banque par exemple. Il est facile pour les organisations qui installent Sigmah chez elles de mettre en place ce protocole HTTPS.

Responsabilité de l’utilisateur

La majeure partie des failles de sécurité interviennent au niveau de l’utilisateur. Utilisation de mots de passe trop faibles, communication de mot de passe à des tiers, etc. sont autant de raisons qui permettent à un intrus d’accéder au Sigmah d’une organisation. Également sous la responsabilité de l’utilisateur, un bouton « Détruire les bases de données hors-ligne » est mis à disposition dans le logiciel pour permettre à tout utilisateur de détruire toute trace de ses données Sigmah sur son ordinateur.

 

Configurez sigmah selon vos besoins

Sigmah est conçu pour s’adapter à chaque organisation

Votre organisation d’aide internationale a son fonctionnement propre. Il n’y a pas deux organisations dans notre secteur qui fonctionnent de la même manière. Sigmah est conçu non seulement pour être facilement adapté à chaque organisation, mais également pour que votre organisation soit totalement maître de cette adaptation, en toute autonomie. L’objectif du projet Sigmah est de renforcer les capacités de gestion de l’information dans toutes les organisations de notre secteur.

Comment ? Le concept de modèle de projet et une simple interface graphique

Comment ? Par le concept simple de modèles : de projet, d’unité organisationnelle ou de contact. Ces modèles peuvent être créés et modifiés via une interface graphique qui ne nécessite aucune expertise informatique pour être utilisée. Aucune manipulation de fichiers abstraits de paramétrage n’est nécessaire. L’expérience montre qu’il suffit de trouver au sein de votre organisation ce type de personnes à l’aise avec des tableurs comme LibreOffice Calc ou Microsoft Excel.

Les possibilités de paramétrage d’un modèle de projet

Vous pouvez créer autant de modèles que vous souhaitez. Et dans chaque modèle de projet par exemple, vous pouvez créer autant de champ de collecte d’information que nécessaire : des champs de fichier pour conserver et échanger la documentation, des champs de date pour les dates clés d’un projet, des champs de texte pour des commentaires ou des appréciations, des cases à cocher pour structurer des validations, etc. Pour chacun de ces champs, il est facile d’indiquer qui peut voir ou modifier l’information. Vous pouvez ainsi créer tous les niveaux de confidentialité voulus sur chaque unité d’information, ou créer des processus de validation en limitant par exemple la modification d’une case à cocher « Document de budget validé par le service financier » aux seuls utilisateurs qui ont un profil « financier » dans votre Sigmah.

Le paramétrage peut se faire seul ou accompagné

Plusieurs organisations ont fait ce processus de paramétrage seules, ou en échangeant avec d’autres organisations. Le manuel utilisateur complet est justement mis à disposition de tous pour que la manipulation de ces modèles de projet n’ait aucun secret pour vous. D’autres souhaitent au contraire être formées à la manipulation du logiciel et accompagnées pour la création de leurs premiers modèles de projet. Les deux options sont ouvertes : l’essentiel est qu’au final votre adoption démarre avec une présentation du logiciel qui fasse sens et soit vite comprise par vos collègues, et que vous ayez la compétence de facilement ajuster et faire évoluer par vous-mêmes cette présentation du logiciel en fonction des retours qu’ils ne manqueront pas de vous faire.

 

Manuel de l’utilisateur pour l’auto-apprentissage

Un manuel utilisateur complet de Sigmah est disponible gratuitement. Il explique l’intégralité du fonctionnement du logiciel, y compris la partie de paramétrage.

Téléchargez la version française

Téléchargez la version anglaise

Téléchargez la version espagnole

 

Besoin d’accompagnement ?

Le projet Sigmah est mis en œuvre grâce à l’expertise d’un réseau de partenaires professionnels ou volontaires. Qui peut vous aider ?

Le Groupe URD, en tant qu’animateur du projet, peut vous appuyer

Le Groupe URD est une association à but non-lucratif d’une vingtaine de salariés travaillant à l’amélioration des pratiques humanitaires depuis 20 ans. Le Groupe URD travaille notamment dans le domaine de la gestion informatique des projets d’aide internationale depuis le développement du COMPAS Dynamique en 2006.

Depuis 2010, le Groupe URD est l’animateur du projet Sigmah – dirigé par la Coopérative de Pilotage – dans lequel il occupe le rôle de chef de projet - maîtrise d’ouvrage. Il conçoit et dispense des formations générales ou spécifiques sur Sigmah, accompagne les organisations dans leur adoption (ciblée sur le seul logiciel Sigmah ou, plus largement, sur une démarche Qualité), et assure le support technique.

Autour du Groupe URD, les principaux partenaires techniques sont :

Adergo
Pour la conception d’interface, l’expérience utilisateur et l’intuitivité : http://www.adergo.com/

Atol Conseils & Développements
Pour le développement informatique de nouvelles fonctionnalités : https://www.atolcd.com/

Code Lutin
Pour le contrôle qualité du code lors de la sortie de nouvelle version : https://www.codelutin.com/

Netapsys
Pour le développement informatique de nouvelles fonctionnalités : http://www.netapsys.fr

 

Sur quoi pouvez-vous être accompagné ?

Accompagnement au changement organisationnel pour concevoir le projet d’adoption au sein de l’organisation

L’accompagnement au changement organisationnel aidera à concevoir le projet d’adoption de Sigmah au sein de l’organisation adoptante. C’est le moment où les grandes questions liminaires doivent être posées et traitées, par exemple : quel calendrier prévoir dans l’adoption entre les différents groupes d’utilisateurs dans les différents pays ? Quel plan de communication adopter ? Etc.

L’accompagnement offrira également un support pour le suivi de ce projet d’adoption et la définition des adaptations à réaliser en fonction de l’évolution et des réactions des membres de l’équipe au fil du processus.

Étude des besoins et des processus de gestion propres à l’organisation

Au moyen d’entretiens avec les personnes clés qui utiliseront Sigmah au sein de l’organisation mais aussi d’une étude de la documentation institutionnelle existante, le Groupe URD propose de réaliser un tableau synthétique d’expression des besoins et un diagramme des processus de gestion propres à l’organisation. Chaque besoin identifié dans le tableau sera priorisé en fonction des attentes de l’organisation. Il sera ensuite précisé quelle réponse pourra être apportée par le paramétrage ou le développement d’une nouvelle fonctionnalité.

Développement d’une fonctionnalité en réponse à un besoin spécifique de l’organisation

Une organisation peut avoir des besoins auxquels Sigmah ne répond pas encore.

Si un tel besoin a été exprimé par de nombreux autres utilisateurs de Sigmah, il peut alors faire partie des fonctionnalités prévues dans une prochaine version de Sigmah développée sur les ressources communes du projet.

Si le besoin n’est pas porté collectivement, l’organisation peut décider de développer seule la fonctionnalité manquante.

Le Groupe URD et le réseau de prestataires techniques de Sigmah peuvent alors intervenir pour développer la fonctionnalité en réponse au besoin spécifique de l’organisation. Dans ce cas, le Groupe URD se charge de la relation avec l’organisation, la conception fonctionnelle, l’assistance à maîtrise d’ouvrage et l’interface avec le prestataire qui, de son côté, se charge de toute la maîtrise d’œuvre : conception technique, développement, test et documentation.

Formation

Il est possible de s’auto-former à Sigmah grâce au manuel de l’utilisateur disponible gratuitement en ligne.

Néanmoins, une organisation peut être accompagnée dans l’apprentissage de la manipulation de Sigmah, et de son paramétrage.

Le Groupe URD propose une formation générique de 2 jours à la manipulation (jour 1) et au paramétrage (jour 2) de Sigmah. Le jour 2 se conclut par un atelier permettant d’amorcer le paramétrage de l’organisation.

Récupération des données existantes

Au moment de lancer l’utilisation de Sigmah, une organisation peut souhaiter avoir accès à une partie des données passées enregistrées dans d’autres formats. Dans ce cas, l’adoption de Sigmah nécessite donc une récupération des données existantes pour les intégrer dans la nouvelle base de données.

Après une analyse préliminaire des données à récupérer, le prestataire fournira à l’organisation adoptante des modèles de fichiers à remplir. Sur la base de ces fichiers remplis par l’organisation, ils produiront une première version de la base de données qui sera fournie sous forme de fichier, ou directement installée sur le compte Sigmah Central de l’organisation.

Accompagnement méthodologique au paramétrage

Pour paramétrer le logiciel en réponse aux besoins spécifiques de l’organisation, plusieurs questions se posent : quelle organisation des « zones d’intervention » dans Sigmah pour reproduire les pôles de répartition des projets ? Combien de modèles de projet à paramétrer ? Combien de phases à intégrer dans chaque modèle de projet ? Quel niveau de détails prévoir dans la première version des modèles ? Etc.

Un accompagnement méthodologique peut être apporté pour conduire le travail de paramétrage, c’est-à-dire aider à définir les étapes à suivre et à faciliter les correspondances entre les besoins de l’organisation et les possibilités de Sigmah. Cet accompagnement nécessite en général un atelier de travail au siège de l’organisation et des activités à distance.

Production de tableaux de bord avancés

Sigmah offre déjà des tableaux de bord simples permettant d’avoir vision synthétique de tous les projets sur quelques indicateurs généraux comme la consommation budgétaire ou l’avancée dans le temps. Mais comment recouper des informations complexes stockées dans Sigmah ?

Après une analyse des besoins, il est possible de faire évoluer si nécessaire le paramétrage de Sigmah, et ensuite construire dans un « logiciel décisionnel libre-service », ou « self-service business intelligence », les tableaux de bord avancés attendus. Fidèle à son principe d’autonomisation des acteurs, nous recommandons des outils de décisionnel libre-service qui peuvent être assez facilement modifiés pour faire évoluer les tableaux de bord en fonction des besoins.

Support technique

Pour répondre à toutes vos questions sur la manipulation du logiciel ou réagir en cas de problème, deux solutions sont proposées :

  • Le manuel utilisateur complet disponible pour tous
  • Un service de support technique par email, disponible en fonction du forfait de services choisi

Ce service de support technique est disponible toute l’année durant les jours ouvrés via l’adresse support@sigmah.org

Les engagements de réactivité et le temps cumulé de support varient en fonction du forfait de services choisi. Au-delà du seuil de temps de support prévu par votre forfait, le coût réel du support sera facturé à l’organisation.

Selon le sujet et la gravité de la demande de support, la réponse peut être immédiate ou différée. Si la demande ne nécessite pas de correction d’anomalie (majorité des situations), la réponse et la clôture de la demande peuvent être immédiates. Si la demande nécessite une correction d’anomalie, un « ticket » de description de l’anomalie sera créé. Le traitement du ticket dépendra de la criticité de l’anomalie et du forfait de services de l’utilisateur (voir « maintenance corrective » ci-dessous).

Enfin, si la demande vise à la modification ou au développement d’une nouvelle fonctionnalité, un « ticket » de description de l’évolution sera rédigé. Son développement pourra être décidé par l’organisation qui vient d’en faire la demande, ou planifié en concertation avec d’autres organisations utilisatrices.

Maintenance

  • Maintenance corrective selon les forfaits de service

Les anomalies sont principalement de 3 types : mineur, majeur et critique.
Toute anomalie critique sera corrigée dans les plus brefs délais, quelle que soit la version du logiciel – « socle » ou « complet » – sur laquelle elle est remontée.
Les forfaits « complet » prévoient en plus la correction des anomalies majeures et mineures pour la prochaine version du logiciel « complet ».

En dehors des très rares anomalies critiques (3 par an environ depuis 2010), aucune correction d’anomalie n’est prévue sur la version « socle » mise à disposition des forfaits du même nom car ces forfaits sont conçus pour être accessibles au plus grand nombre. Pour maintenir le coût de ces forfaits au plus bas, il n’est en effet pas possible d’y intégrer les coûts de correction de toutes les anomalies remontées sur la version « socle » associée.

  • Maintenance évolutive à la demande

A la réception d’une demande de nouvelle fonctionnalité, une étude est faite pour trouver une réponse au besoin sous-jacent qui reste conforme aux contraintes et attentes des autres organisations utilisatrices. Ainsi, Sigmah continue d’évoluer comme un bien commun générique unique qui profite à tous.

Deux cas généraux sont ensuite possibles pour le développement de la fonctionnalité :

  1. la priorisation de la demande par la Coopérative de Pilotage correspond à celle de l’organisation demandeuse ;
  2. la demande est plus urgente pour l’organisation demandeuse que pour le reste de la Coopérative de Pilotage.

Dans le premier cas, la demande sera inscrite et priorisée collectivement dans la feuille de route du projet, et les ressources collectives seront mises à disposition pour son développement.

Dans le second cas, l’organisation demandeuse peut apporter elle-même des ressources pour développer la fonctionnalité plus rapidement. Sigmah étant un bien commun en licence libre, elle contribuera alors au développement d’un bien public pour le secteur. Le coût de développement d’une nouvelle fonctionnalité dépend de sa complexité.

Sigmah est soutenu par 14 ONG

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