FAQ

La foire aux questions de Sigmah

1.Le logiciel et ses fonctionnalités

Sigmah, c’est quoi ?

Sigmah est un logiciel de gestion de l’information des projets d’aide internationale. Il permet d’organiser et de partager l’information des projets comme :
- Les documents clés (termes de références, propositions, CV, etc.). Les différentes versions des documents peuvent aussi être stockées jusqu’à la version finale.
- Les dates importantes (réunion de démarrage, visite de terrain, remise de rapports d’activités).
- Le suivi des indicateurs du projet et du cadre logique.

Sigmah permet de suivre l’avancement de chaque projet. Le tableau de bord du logiciel permet par ailleurs de voir l’avancement global de tous les projets en un coup d’œil.

Le logiciel est construit autour des différentes phases de la gestion de projet. Ces phases et toute autre étape importante à respecter peuvent être facilement adaptées aux meilleures pratiques de votre organisation.

Qu’est-ce que Sigmah apporte à mon organisation ?

Sigmah permet à tous les utilisateurs de votre organisation, selon leur profil et leurs droits d’accès, de consulter en temps réel l’information de l’ensemble des projets.

  1. Sigmah facilite le partage d’information entre les équipes : entre le siège, les pays et les sites du projet ; entre pays, etc.
  2. Sigmah permet d’accéder aux /de retrouver les documents importants en quelques clics.
  3. Sigmah facilite un suivi actualisé des projets.
  4. En amenant votre organisation à définir les étapes-clés liées à la gestion de vos projets mais aussi les informations à recueillir pour chacune de ces phases, Sigmah encourage la définition et l’adoption de bonnes pratiques au sein de votre organisation.

Puis-je utiliser Sigmah pour le suivi financier de mes projets ?

Seules les informations de consommation budgétaire globale par projet sont disponibles. En effet, dans le diagnostic des besoins qui a précédé le développement de Sigmah, il est apparu très clairement que la plupart des organisations avaient déjà développé des procédures internes et investi dans des systèmes financiers performants afin de faciliter les audits internes et externes ainsi que le reporting auprès des bailleurs. Par conséquent, Sigmah se concentre sur la mise en valeur des données-clés nécessaires à la bonne gestion de votre organisation (voir Fonctionnalités).

Qu’est-ce que le mode déconnecté ?

Le mode déconnecté permet à un utilisateur de continuer à travailler dans Sigmah même lorsqu’il n’a plus de connexion Internet. Il peut ensuite partager son travail avec ses collaborateurs en le synchronisant dès qu’une connexion est à nouveau disponible.

En mode déconnecté, l’utilisateur peut utiliser Sigmah presque intégralement : il peut consulter la dernière version des informations téléchargées, modifier des informations, attacher des fichiers, etc. Seules la modification des rapports, la création de projet et les tâches d’administration ne sont pas accessibles.

Dans quelles langues Sigmah est-il disponible ?

Sigmah est à ce jour disponible en trois langues : français, anglais et espagnol. Mais vous pouvez tout à fait contribuer à sa traduction dans une ou plusieurs autres langues grâce au logiciel de traduction en ligne Pootle. Ainsi, une version arabe de Sigmah pourrait être disponible prochainement si un volontaire se propose de terminer la traduction du logiciel qui est déjà bien avancée dans cette langue.

Quelle est la différence entre Sigmah et les autres logiciels du même type existants ?

La spécificité essentielle de Sigmah est qu’il vise à l’autonomisation des organisations qui l’utilisent. L’objectif du projet Sigmah est de renforcer les capacités de gestion de l’information des organisations d’aide internationale.
Non seulement Sigmah est distribué avec une licence de logiciel libre, mais le logiciel est conçu pour pouvoir être paramétré sans expertise informatique spéciale. La licence libre de Sigmah garantit aux organisations une autonomie par rapport aux prestataires de service. Elle facilite aussi son utilisation par des organisations de toute taille car aucun frais n’est obligatoire.

Quant aux écrans de paramétrage, accessibles à toute personne ayant un peu d’aisance avec des tableurs comme LibreOffice Calc ou Microsoft Excel, ils permettent à des experts du métier de faire une relation directe entre d’une part les besoins concrets de l’organisation, et d’autre part toutes les possibilités de paramétrage offertes. Cette expérience directe sans intermédiaire permet non seulement de faire évoluer le paramétrage avec une très grande réactivité par rapport aux retours faits par vos utilisateurs, mais construit surtout une maîtrise de la structure de gestion de l’information dans votre organisation.

Enfin, Sigmah est plus qu’un simple logiciel : c’est une initiative collaborative initiée et gérée par 14 ONG d’aide internationale pour l’ensemble de la communauté. La vision qui sous-tend le projet consiste à mettre à disposition de toutes les ONG, que ce soit des petites ou des grandes ONG, nationales ou internationales, ou des organisations multinationales, un outil commun dans le but d’améliorer de façon continue la qualité de l’aide fournie aux populations dans le besoin.

Sigmah est-il uniquement conçu pour les acteurs humanitaires ?

Non. Bien que Sigmah soit né d’une initiative d’ONG humanitaires, il a très rapidement été utilisé dans des contextes de développement, ou pour des projets environnementaux par exemple.

Quelles évolutions du logiciel sont prévues à l’avenir ?

Les principales évolutions prévues dans un avenir proche sont : un système intégré de gestion de contacts pour attacher par exemple aux projets des listes de parties prenantes ; une révision complète du système de gestion des indicateurs.
D’autres fonctionnalités sont à l’étude : vous pouvez consulter la Foire aux Fonctionnalités pour les découvrir, et même en proposer vous-mêmes !

Mon organisation a besoin d’une fonctionnalité qui n’est pas encore disponible dans le logiciel. Que puis-je faire ?

Vous pouvez aller consulter la Foire aux Fonctionnalités pour voir si votre besoin n’y est pas déjà décrit. En nous contactant ensuite, nous pourrons vous référencer parmi les organisations intéressées par ce développement, ce qui accélérera forcément sa mise en œuvre.

Si la fonctionnalité attendue n’est pas mentionnée, contactez-nous également pour nous la décrire. Nous référençons tous les besoins exprimés. Nous pourrons alors voir si votre besoin fait partie ou non des priorités partagées de la Coopérative de Pilotage et de la feuille de route. Si votre besoin en fait partie, nous pourrons vous informer de la date prévue de sortie de la fonctionnalité, et de l’état de son financement. Si votre besoin n’en fait pas partie, nous pourrons alors concevoir avec vous une réponse fonctionnelle générique et vous pourrez décider de financer son développement ou de vous associer à d’autres organisations pour la financer de façon conjointe. Elle sera ensuite disponible pour toutes les autres organisations. Des organisations comme l’Organisation Internationale de la Francophonie ou CARE Nederland ont déjà soutenu financièrement le développement de fonctionnalités prioritaires pour elles, qui ont ensuite été partagées et maintenues dans le long terme pour tous.

 

2. Gouvernance du projet

Qui est à l’initiative du projet Sigmah ?

Le projet Sigmah est né en 2008 à l’initiative de trois ONG (Solidarités International, Première Urgence, et Aide Médicale Internationale) qui ont approché le Groupe URD pour analyser leurs besoins en termes de gestion de l’information des projets et voir si une réponse mutualisée était possible.

Sigmah est maintenant un projet collaboratif géré par une Coopérative de pilotage composée de 14 organisations : Acting For Life, Action Contre la Faim, CARE Nederland, Comité de Secours Internationaux, Croix-Rouge française, Croix-Rouge Luxembourg, Équilibres & Populations, Etc Terra, Handicap International, Médecins du Monde, Première Urgence-Aide Médicale Internationale, Solidarités International, Triangle Génération Humanitaire et le Groupe URD en tant qu’animateur du projet. Le projet est soutenu financièrement par des bailleurs (ECHO, AFD, HIF, etc.) et développé par plusieurs partenaires techniques : Atol C&D, Code Lutin et Netapsys.

Qu’est-ce que la Coopérative de Pilotage ?

La Coopérative de Pilotage est le collectif rassemblant toutes les organisations utilisant ou soutenant opérationnellement Sigmah. Il est divisé en deux comités : un comité de décision et un comité des référents adoptions. Le comité de décision se réunit en moyenne 4 fois par an, et a la charge de définir les priorités et la stratégie du projet. Le comité des référents adoptions se réunit en moyenne deux fois par an, et a pour rôle de favoriser l’échange de pratiques sur les problématiques d’adoption entre les membres et de valider les conceptions des fonctionnalités génériques à des besoins communs.

Quel est l’intérêt de rejoindre la Coopérative de Pilotage ?

Sigmah est plus qu’un simple logiciel : c’est une initiative collaborative initiée et gérée par 14 ONG d’aide internationale pour l’ensemble de la communauté. La vision qui sous-tend le projet consiste à mettre à disposition de toutes les ONG, que ce soit des petites ou des grandes ONG, nationales ou internationales, ou des organisations multinationales, un outil commun dans le but d’améliorer de façon continue la qualité de l’aide fournie aux populations dans le besoin.

En rejoignant le projet et la Coopérative de pilotage, vous adhérez à cette vision, et vous aidez à sa réalisation. Vous pouvez participer financièrement au projet pour l’aider à se développer. En étant membre, votre organisation pourra participer aux décisions et aux priorisations en lien avec les prochains développements du logiciel.

J’aime ce projet mais je ne suis pas directement concerné par l’utilisation du logiciel. Comment puis-je contribuer ?

-* En faisant connaître Sigmah dans vos réseaux, par exemple en partageant la vidéo d’une minute présentant le projet par ces boutons : Twitter, Facebook, LinkedIn, Google + ;

  • En faisant un don ;
  • En proposant vos services comme bénévole :
    • Traducteur : Sigmah existe en anglais, espagnol et français mais nous aimerions que le logiciel soit disponible dans d’autres langues. Le logiciel contient environ 5.000 mots et certaines langues ont déjà été partiellement traduites. Il est également possible de contribuer à la traduction du manuel.
    • Développeur informatique : vous pouvez rejoindre notre communauté de développeurs et commencer à développer l’une des fonctionnalités à venir de Sigmah.
    • « Bêta-testeur » des nouvelles versions du logiciel.

 

3. Adoption institutionnelle & coût

Combien coûte Sigmah ? Est-il gratuit ?

Sigmah étant un logiciel libre, aucun coût ni aucune licence n’est exigé(e) pour l’utiliser.

Le logiciel en lui-même est donc gratuit. Seuls les services optionnels que vous pouvez demander sont ensuite payants : il peut s’agit d’un diagnostic approfondi de vos besoins, d’une formation, d’un accompagnement au paramétrage ou pour l’hébergement, d’un support technique, de maintenance, etc. Pour plus d’information, consultez les propositions de forfaits de service.

Dans tous les cas et quelles que soient les options retenues, l’utilisation et a fortiori l’adoption de Sigmah demande un fort investissement en temps et représente donc une charge additionnelle à ne pas négliger à cet égard, surtout durant la phase de lancement. Cela implique donc un certain investissement en termes de ressources humaines si vous souhaitez que cette démarche soit une pleine réussite et soit durable.

En combien de temps est-il possible de démarrer l’utilisation de Sigmah ?

La réponse dépend de multiples paramètres dont, en priorité, la taille de votre organisation et votre choix d’utiliser Sigmah en l’adoptant seul ou avec un appui externe sur un ou plusieurs services d’accompagnement (gestion du changement organisationnel, étude des besoins, développements spécifiques, formation, récupération des données existantes, accompagnement au paramétrage, hébergement, support technique, maintenance, développement de tableaux de bord avancés, etc.).

Il est toutefois tout à fait possible d’adopter Sigmah sans aucune assistance extérieure et en quelques semaines seulement.

Quelle est l’expérience d’autres organisations ayant adopté Sigmah ?

Chacune des adoptions de Sigmah revêt un caractère unique. Care Nederland, en plus de structurer l’information de ses projets et de la rendre accessible à toutes ses équipes, souhaitait par exemple aussi automatiser le reporting de ses projets auprès d’un de ses bailleurs. Handicap International déploie quant à lui Sigmah en interne pour appuyer la mise en œuvre opérationnelle de sa politique de suivi et évaluation. D’autres organisations, comme le PADEM, ont choisi Sigmah pour structurer la mémoire de l’organisation, et pallier les changements fréquents d’équipes et la dispersion de l’information.

Si chaque projet d’adoption est spécifique, les expériences des organisations ayant adopté Sigmah nous ont permis de produire un document compilant quelques bonnes pratiques. Il est consultable ici : Best practices for a successful adoption.

Y a-t-il une taille minimale d’organisation pour adopter Sigmah ?

Des organisations de toutes tailles ont déjà adopté Sigmah (d’équipes de 2 à 3 personnes à plus de 100 personnes). Le dénominateur commun entre ces différentes structures était une difficulté à structurer l’information de leurs projets et le souhait de centraliser l’information pour la rendre accessible à toutes leurs équipes quelle que soit leur localisation géographique (siège, domicile, bureaux régionaux, sites de projet, etc.).

Une équipe réduite gérant intégralement un seul et unique projet trouverait la valeur ajoutée de Sigmah limitée (d’autres outils de partage d’informations pourraient alors être mis en œuvre). Une équipe, quelle que soit sa taille, gérant plusieurs projets sur différents sites trouvera en revanche un bénéfice certain à utiliser Sigmah.

 

4. Spécifications techniques

De quoi ai-je besoin pour démarrer mon utilisation de Sigmah ?

La seule chose dont vous avez besoin est un espace d’hébergement.
Deux options s’offrent à vous pour l’hébergement :
-  Soit installer et héberger Sigmah sur un serveur au de votre organisation.
-  Soit souscrire à un forfait de services pour disposer de l’hébergement mutualisé Sigmah Central (voir les forfaits de service).

Sigmah est-il installé sur mon ordinateur ?

Sigmah est une application web. Il n’y a donc pas d’installation à faire sur chacun des ordinateurs qui l’utilisent.

Sigmah fonctionne de préférence avec le navigateur web Mozilla Firefox. Mozilla Firefox a été choisi comme navigateur de prédilection, car c’est un navigateur performant, largement utilisé, disponible gratuitement aussi bien sur Windows, Linux et Macintosh, et que c’est un logiciel libre comme Sigmah.

 

5. Sécurité & confidentialité

Un logiciel libre, c’est vraiment sécurisé ?

Plus de la moitié de tous les sites web du monde utilisent le logiciel libre Apache serveur pour fonctionner. Les logiciels libres sont au moins aussi sûrs que les logiciels propriétaires.

En ce qui concerne Sigmah en particulier, plusieurs niveaux de sécurité et de responsabilité sont à prendre en compte :

  • Sur le serveur : le serveur mutualisé Sigmah Central a toutes les assurances en termes de sécurité, aussi bien contre la perte de données (sauvegardes automatiques) que sur les risques d’intrusion. Dans le cas d’une installation sur un serveur propre, c’est à l’organisation qui installe Sigmah de prendre toutes les mesures de sécurité.
  • Entre le serveur et l’ordinateur de l’utilisateur : le serveur mutualisé Sigmah Central utilise le protocole de communication web sécurisé HTTPS. C’est le même protocole utilisé pour permettre de se connecter en toute sécurité pour suivre son compte en banque par exemple. Il est facile pour les organisations qui installent Sigmah chez elles de mettre en place ce protocole HTTPS.
  • Responsabilité de l’utilisateur : la majeure partie des failles de sécurité relèvent de l’utilisateur. Utilisation de mots de passe trop faibles, communication de mot de passe à des tiers, etc. sont autant de raisons qui permettent à un intrus d’accéder au Sigmah d’une organisation. Egalement sous la responsabilité de l’utilisateur, un bouton « Détruire les bases de données hors-ligne » est mis à disposition dans le logiciel pour permettre à tout utilisateur de détruire toute trace de ses données Sigmah sur son ordinateur.

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