Témoignage de l’ONG PADEM

Créée en 2002, l’ONG PADEM est encore relativement jeune. Ses dirigeants ont souhaité dès sa création multiplier les pays d’intervention, mais surtout axer son développement sur le partenariat local, ce qui a pour conséquence qu’aujourd’hui, l’intégralité des projets (une trentaine en travail, dont une vingtaine en cours de mise en œuvre) est implémentée par des acteurs de la société civile qui sont accompagnés et renforcés par l’équipe de PADEM. 

PADEM connaît une croissance constante de ses budgets. Sa reconnaissance en tant qu’ONG agréée par le MAE du Luxembourg fin 2012 a pourtant précipité les changements au sein de la structure puisque le budget de PADEM a été multiplié par 4 en 3 ans, pour passer de 300.000 Euros de budget annuel à plus de 1.3 millions à l’heure actuelle.

PADEM souhaite que sa gestion de projets soit la plus professionnelle et la plus efficiente possible, aussi les outils ont progressivement évolué et se sont succédés : réseau informatique simple il y a douze ans, utilisation d’un disque dur externe, puis d’un disque dur interne partagé, mise en place d’un manuel de procédures administratives et financières et de gestion de projets lui aussi partagé, tableaux de bord mensuels, mise en place d’un logiciel de gestion comptable, utilisation de « dropbox » avec les partenaires, communication par Skype, etc.

En novembre 2015, il a paru évident qu’il fallait passer à un autre système, à la fois au niveau des ressources humaines (une grande part de la gestion de projets était confiée à des jeunes diplômés engagés pour des missions ponctuelles de service civique) et au niveau de la gestion des projets en elle-même. L’information commençait en effet à être trop dispersée et le système manquait de plus en plus d’efficacité. Sans oublier la multiplicité des personnes en charge des projets, qui changeaient tous les 6 mois au mieux, en laissant de lourds dossiers de passation dans lesquels les informations finissaient par se dissoudre. Dans un souci de capitalisation, mais aussi de durabilité, nous nous sommes mis à la recherche d’un logiciel capable de rassembler toute notre information relative à l’ensemble de nos projets, adaptable de préférence à notre façon très spécifique de travailler en interne de par notre logique partenariale. Nous avons découvert Sigmah, avons épluché le logiciel de démonstration, et décidé de tester le logiciel au cours des deux derniers mois de l’année 2015, pour décider si oui ou non nous allions migrer vers le système en 2016. Le paramétrage ne fut pas très simple au départ, d’autant que personne n’a pu se rendre à la formation d’initiation au logiciel. Mais grâce à l’aide du manuel d’utilisation et l’appui ponctuel du Groupe URD, j’ai réussi à maîtriser petit à petit le paramétrage du logiciel en fonction de nos besoins propres, et arriver à un modèle de projet type qui nous ressemble, dans lequel nous avons entré tous nos projets, phase après phase. Aujourd’hui, j’utilise Sigmah au quotidien avec une équipe restreinte de chargés de projets. Ce logiciel nous facilite énormément la vie car nous pouvons travailler de partout (maison, bureau, mission, consultation par des tiers qui partent en mission pour des appuis techniques, utilisation directe par des partenaires aguerris, etc.) de façon connectée ou non.

S’il a fallu du temps pour entrer toutes les données de nos projets dans Sigmah, l’utilisation et la mise à jour est désormais très simple, point qui nous pousse aujourd’hui à progressivement abandonner nos autres solutions de gestion (notamment le disque dur partagé qui devient obsolète pour toute la partie gestion de projets) pour tout centraliser dans Sigmah. Chaque information est mise sous sa phase correspondante dans le cycle de projets et la base de données est complétée au fur et à mesure que nous recevons de nouvelles données (de nos bailleurs, de nos partenaires, de nos consultants, etc.). La mémoire des projets de PADEM se trouve donc déportée sur Sigmah (et non centralisée dans ma mémoire), j’y gagne en confiance quant aux données disponibles, mais aussi en temps et en sérénité car je maîtrise l’information qui s’y trouve. Par ailleurs, les fonctions « Exporter » sont très pratiques pour préparer les réunions avec des bailleurs par exemple, car, en un clic, nous pouvons imprimer une synthèse et un cadre logique actualisés. Les « to do list » sont extrêmement pratiques également pour planifier son travail de direction de projets, pour organiser le travail de son équipe, pour relancer les partenaires ou pour connaître en un clin d’œil les obligations de reporting envers les bailleurs.
Enfin, la page « Détails » personnalisable est un bijou pour notre suivi de collecte de fonds mais aussi de nos dépenses.

Le travail complémentaire sur les indicateurs prévu pour la version 3.0 sera très important car il est vrai que le cadre logique est peu maniable à l’heure actuelle.

Nous contribuerons avec grand plaisir au développement de ce très beau projet et en sommes pour le moment entièrement satisfaits.

Magali GETREY, Administratrice Déléguée et Fondatrice

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