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5.12. Commenter importer des données ?

Soumis par pbrunet le lun, 05/11/2015 - 16:03

Afin d'éviter la double saisie des données, vous pouvez importer des fichiers préformatés sous format OpenDocument Spreadsheet, MS Excel, ou CSV.

Pour être en mesure d'importer des données, des schémas d'importation doivent avoir été créés au préalable dans la partie Administration. Pour en savoir plus à ce sujet, voir Gestion des Schémas d'importation.

L'import de données dans Sigmah est conçu pour donner tout le contrôle dans le détail du processus. C'est pourquoi ce processus se déroule en 3 étapes clés :

  • 1. Démarrer un nouvel import de données : pour choisir le fichier à importer et le schéma d'importation à utiliser
  • 2. Choisir les projets à modifier ou créer par cet import
  • 3. Choisir le détail des modifications faites sur chaque projet lors de l'import

1. Démarrer un nouvel import de données

Pour importer un nouveau fichier, cliquez sur le bouton "Importer" du Menu du Tableau de bord :

La boîte de dialogue suivante apparaît alors. Sélectionnez le schéma d'importation correspondant au format du fichier à importer, ainsi que le fichier lui-même puis cliquez sur le bouton "Importer".

 

2. Choisir les projets à modifier ou créer par cet import

Une seconde boîte de dialogue apparaît où vous pouvez sélectionner les projets que vous souhaitez modifier ou créer par cet import.

Chaque ligne du tableau affiché représente un projet à modifier ou à créer dans Sigmah en utilisant les données extraites du fichier à importer. Il y a autant de lignes dans le tableau que de projets susceptibles d'être modifiés ou créés dans chacun des modèles de projet associés au schéma d'importation sélectionné. Ainsi, si 3 modèles de projet sont associés au schéma d'importation sélectionné et que 5 projets sont décrits dans le fichier à importer, le tableau aura 15 lignes.

Ce tableau présente les colonnes suivantes :

  • Case à cocher : pour valider la modification décrite dans la ligne ;
  • Modèle : le modèle du projet qui serait modifié par la ligne ;
  • Variable utilisé pour l'identification : le nom et la valeur de la variable extraite du fichier à importer utilisée pour identifier le projet à modifier, ou qui sera utilisée pour créer le projet ;
  • Statut de l'import : informe si un projet a été trouvé pour la variable d'identification donnée, et si l'importation est prête ou non ;
  • Code : le code du projet trouvé comme correspondant et qui serait modifié par la ligne ;
  • Nom : le nom du projet trouvé comme correspondant et qui serait modifié par la ligne ;
  • Boutons (i)"Créer", (ii)"Déverrouiller coeur" et (iii)"Confirmer les détails de l'import" : ces boutons permettent respectivement de (i) créer les nouveaux projets qui correspondent aux variables extraites du fichier, de (ii) déverrouiller le coeur d'un projet qui devrait être modifié par l'import, et (iii) modifier et confirmer chacune des modifications que l'import ferait sur le projet qui serait modifié par la ligne.

(i) En cliquant sur le bouton "Créer", la boîte de dialogue pour la création d'un nouveau projet s'ouvre, préremplie avec les variables correspondantes extraites du fichier à importer.

(ii) En cliquant sur le bouton "Déverrouiller coeur", le coeur du projet identifié sur la ligne est déverouillé et le statut de l'import passe à "Projet trouvé et importation prête".

(iii) En cliquant sur le bouton "Confirmer les détails de l'import", cela ouvre une nouvelle boîte de dialogue permettant de choisir chacun des champs qui sera modifié ou non par l'import. Voir "3. Choisir le détail des modifications faites sur chaque projet lors de l'import".

Une fois les projets à modifier sélectionnés dans cette fenêtre (en cochant la case correspondante) et tous les détails de l'importation confirmés comme souhaité, cliquez sur le bouton "Importer" en bas à droite pour appliquer tous les changements demandés.

 

3. Choisir le détail des modifications faites sur chaque projet lors de l'import

En cliquant sur le bouton "Confirmer les détails de l'import" pour une ligne avec un projet trouvé, cela ouvre une nouvelle boîte de dialogue permettant de choisir chacun des champs qui sera modifié ou non par l'import. Cette fenêtre liste tous les champs qui seraient modifiés en précisant à chaque fois :

  • le nom du champ ;
  • sa valeur actuelle ;
  • la nouvelle valeur qu'il aura si la modification est confirmée.

Cochez ou décochez les lignes de modifications pour ne garder cochées que celles que vous souhaitez voir appliquer, puis cliquez sur le bouton "OK" pour sauvegarder votre sélection et fermer la fenêtre.

La précédente fenêtre réapparaît alors. Pour finir votre import, terminez de sélectionner les projets que vous voulez modifier dans cette fenêtre qui vient de réapparaître et cliquez sur "Importer".